מכתב התראה ללקוח שלא משלם: מתי הזמן הנכון לשלוח אותו?

אחת לתקופה, קורה כי לקוחות אינם משלמים את הכסף עליו התחייבו לשלם בזמן. במקרים מסוימים הם משלמים את הכסף באיחור קל של מספר ימים, אך במקרים אחרים המצב קצת שונה – עובר שבוע, שבועיים יחד עם הודעות חוזרות ונשנות המביעות תירוצים לאי תשלום החוב כגון: "הבנק אינו מאשר לי" או "שלחתי את השיק בדואר". במקרים כאלה, דרכי הפעולה שלנו מתחילות להיות מעט שונות, וזאת משום שאנחנו מזהים מעין סימני אזהרה המעידים על כך שאולי החייב נמצא במצב כלכלי שאינו מזהיר במיוחד, והסכנה שאיננו עומדים לקבל את הכסף עולה על הפרק.

ההתעסקות הנלווית לעניין והזמן שבעל העסק משקיע בניסיון לגבות את החוב אינם עניין של מה בכך, הם מקשים על ההתנהלות היומיומית השוטפת בעסק, ולעיתים דורשים התערבות מקצועית של עורך דין בתחום הגביה – שישלח מכתב התראה ללקוח שלא משלם.

מתי אנחנו שולחים מכתב התראה ללקוח שלא משלם?

דיברתם עם הלקוח, הסברתם לו את המצב בצורה יפה, בדיבורים שבעל פה או בהתכתבויות אך הוא עדיין אינו משלם? יכול להיות שכבר התחלתם להרגיש את תחושת ה"לא נעים" מול הלקוח ואפילו סיפרתם לעצמכם ש"המצב נהדר" ו"הוא בטוח ישלם בסוף"?

אם עברו כבר למעלה מ-14 יום מהיום שבו ביקשתם לראשונה את כספכם, זה הזמן להעלות שלב ולהתחיל לשלוח מכתב התראה. מכתב התראה אין משמעותו תנועה לעבר הליכים משפטיים – בדיוק להפך. במקרים רבים מכתב התראה הוא דווקא כלי מצוין שמעיד על כך שאתם רוצים לסיים את העניין בצורה רגועה ויפה, ושאתם למעשה מעניקים ללקוח הזדמנות אחרונה לשלם את החוב בהסכם פשרה ומבלי להיכנס למלחמות מיותרות.

ללקוח זה משתלם, וגם לכם זה משתלם. 

כמה עולה להכין מכתב התראה ללקוח שלא משלם?

עלות של מכתב התראה בכלל ובפרט ללקוחות שלא משלמים הינה משתנה בהתאם למורכבות הסכסוך, ותק המשרד בתחומי עריכת הדין ובתחום גביית חובות בפרט. העלות באופן עקרוני משתנה אך היא יכולה להגיע ממאות ועד אלפי ואף עשרות אלפי שקלים. לקבלת הצעת מחיר בהתאם למקרה שלכם, מוזמנים להשאיר את פרטיכם בטופס שבצד שמאל ונשמח לסייע.

מכתב התראה ללקוח שלא משלם – למה זה חשוב?

חשוב להבין שבהינתן נסיבות של לקוח שלא משלם כבר תקופה, ובהיעדר מכתב התראה, הסיכוי שהלקוח אכן יסכים להשיב את חובו רק הולך ומצטמצם. מכתב התראה בא לתת מענה מדויק לסוגיה זו – כאשר האפקט הפסיכולוגי שלו על הלקוח שאינו משלם הוא גבוה ביותר. מכתב התראה לא רק נותן התראה לחייב אלא גם מתריע לפני הגעה להליכים משפטיים. הוא למעשה מסמן לחייב שאנחנו אנשים רציניים ושמעתה ואילך אנחנו עוברים משלב הדיבורים והבקשות היפות לשלב שבו אנו מתכוונים לפעול – מעין הצהרת כוונות, אך עדיין ברוח טובה.

חשוב שמכתב ההתראה שלכם ינוסח היטב – ומדוע?

חשוב להבין: מכתב שאינו מנוסח היטב עלול לשקף חתירה למטרה הפוכה מזו שאנו מכוונים אליה. זכרו כי המטרה אינה "להוציא מהלקוח כמה שיותר כסף" אלא לסיים את ההליך כמה שיותר מהר, עוד במכתב ההתראה. אנו בדרעי רייפר ושות' מאמינים כי מכתב התראה הוא כלי המעניק לחייב את הזכות המדויקת שמגיעה לו לשלם את מה שהתחייב עליו, ועלינו לתת לו את ההזדמנות הזו במלוא מובן המילה.

כאשר עורך דין כותב מכתב התראה, הוא מקפיד על כל מילה ומילה – תוך הקפדה יתרה על ההשלכות הנובעות ממנו. לפיכך, מובן כי עורך הדין שכותב את מכתב ההתראה ללקוח שלא משלם צריך להיות בקיא ברזי החוק, מיומן ומקצועי שיודע לנמק את טענתו באופן בהיר ואסרטיבי, וגם מהצד השני, לא בצורה אגרסיבית מדי שתגרום לצד השני לסגת ולרצות להגיע להליכים משפטיים כדי לעכב את ההליך כמה שיותר. אם עורך הדין לא יצליח לגבות את החוב עוד במכתב ההתראה, השלבים הבאים יהיו כאמור יותר קשים, מפאת חוסר ברירה – שלבים כמו הגעה להוצאה לפועל, ייצוג בבית המשפט והטלת עיקולים והגבלות מטעם ההוצאה לפועל.

מה עושים אם מכתב התראה הפוקד עליי לשלם נשלח אליי?

בתקופה האחרונה אנו עדים למקרים רבים בהם חייבים מקבלים מכתבי התראה שאינם מוצדקים, ובדרך כלל המכתבים האלה נשלחים כתוצאה מאכיפה של קנסות שלא שולמו או כספים שאנשים לא ידעו שהם חייבים להעביר למישהו אחר. במקרים כאלה, מומלץ לפנות לעורך דין כדי להבין את מהות המקרה הספציפי ולהסדיר אותו כהלכה. אם עליכם נטען שיש חוב שלא שילמתם, חשוב שתפעלו מיידית. כל התייחסות או אי התייחסות מצידכם עלולה לשמש כנגדכם אם יתקיים משפט, ועל כן – חשוב להסתייע בעורך דין שיכין עבורכם כתב הגנה מנומק או ימליץ לכם לפעול בדרך אחרת כמו הגעה להסכם פשרה.

לקוח לא משלם: מדוע חשוב לטפל בעניין ולא להותיר אותו בעינו?

אחד הדברים הקריטיים שחייבים לדעת, הוא שכאשר לקוח לא משלם לכם – הדבר פוגע במוניטין שלכם. הסיבה היא שברוב המקרים אנשים מסביבכם יודעים את זה, בין אם אתם מודעים לכך ובין אם לאו. זכרו שאם אתם לא אוכפים את אי התשלום של אותו לקוח, אתם מסתכנים באופן ישיר במוניטין העסק שלכם ואולי אפילו "מושכים" אליכם לקוחות שלא מעריכים אתכם, לא מכבדים אתכם וכן – גם לקוחות נוספים שירגישו בנוח לא לשלם לכם. כי הרי אתם תוותרו על הכסף שחייבים לכם אם מדובר בסכומים קטנים, אז למה לא בסכומים הגדולים?

חלק מהלקוחות חושבים בצורה הזו, ועל כן – בין אם הכסף שחייבים לכם הוא מועט או רב, דרושה התייחסותכם ההולמת בנושא. זכרו כי זו זכותכם – מעל הכל, מגיע לכם לקבל תשלום על העבודה שלכם. גם אם ללקוח שלכם אין את הכסף לשלם, הוא התחייב עליו, ועל כן מן הראוי שנמצא את הפיתרון ולא נוותר, כי כאמור, מעבר לעניין הכספי ישנה פגיעה ממשית בעסק שלכם בויתור שכזה.

מעבר לעניין התדמיתי, אם הסכומים שחייבים לכם כן גדולים הדבר נעשה מורכב אף יותר. משום שהנזקים שהויתור מייצר הינם חוסר יכולת לשלם לספקים, לעובדים ובגדול – חוסר יכולת לנהל את העסק שלכם כראוי. אתם רואים את ההכנסות שמגיעות רק "על הנייר" ולא את ההכנסות בפועל שמגיעות לחשבון הבנק שלכם ובכך מקבלים שיקול דעת שגוי לגבי מהלכים עסקיים שברצונכם לבצע.

החשיבות של עורך דין בתהליך עם לקוחות שלא משלמים

מהניסיון רב השנים של משרד עורכי הדין דרעי רייפר ושות', כאשר מגיעים לשלב שבו יש ספק ולו הקטן ביותר לגבי שליחת מכתב התראה – חשוב כבר להתחיל להתייעץ עם עורך דין לגבי המשך דרכי הפעולה. לעיתים עורך הדין ימליץ לכם לחכות עם מכתב ההתראה ולהמשיך לנסות לגבות את החוב בטלפון, אך אם התשובה היא ההפוכה, זה חשוב שתפעלו מוקדם ככל האפשר כדי שהחוב שמגיע לכם יושב אליכם לידיים במהרה.

אילו סוגים של מכתבי התראה קיימים?

נהוג לעשות שימוש במכתבי התראה בעיקר בתחומים המסחריים והאזרחיים, אולם גם בתחומים הללו נהוג למיין את מכתבי ההתראה למספר סוגים, כאשר לכל אחד מן הסוגים יש את המאפיינים הספציפיים שלו. ריכזנו עבורכם מידע בנוגע לארבעת הסוגים הנפוצים:

• מכתבי התראה ללקוחות – מכתבי התראה ללקוחות נחשבים לאמצעי בעל שימוש רב יחסית במדינת ישראל. מכתבי התראה מסוג זה, נשלחים במקרים שבהם לקוחות נהנים מהשירות או שמא מהמוצר שקיבלו אך הם מסרבים לשלם עבורם. 

במקרים שבהם מדובר במכתבי התראה ללקוחות, מומלץ לנסות לפני כן את כלל האפשרויות האחרות, וטרם אתם שולחים מכתב התראה החתום על ידי עורך דין. הסיבה לכך נעוצה בעובדה שמכתבי התראה עשויים, מן הסתם, להרתיע את הלקוח ועוד לקוחות אחרים מהמשך התקשרות עמכם. 

אם ניסיתם את כל הדרכים האחרות ואף אחת מהן לא הצליחה, אנו ממליצים לכם לפנות לעורך דין מקצועי ובעל ניסיון כדי שינסח עוברכם מכתב התראה טרם התביעה. 

דעו כי מכתב התראה איכותי ומקצועי, יכול להשפיע בצורה משמעותית על הלקוח ולעזור לסיים את הסכסוך טרם מגיעים לבית המשפט. 

• מכתבי התראה לשוכרי דירות – במרבית המקרים, מכתבי התראה לשוכרי דירות נשלחים אליהם טרם מגישים נגדם תביעה לפינוי. תביעות מסוג זה מוגשות כנגד שוכרים אשר מפרים את החוזה בצורה כזו או אחרת ואינם מוכנים לפנות את הדירה. 

שוכר דירה אשר אינו מוכן לפנות אותה, אף על פי שהפר את החוזה יכול לפגוע בצורה משמעותית במצבו הכלכלי של משכיר הדירה, מאחר שהוא אינו יכול לעשות בה שימוש. 

תביעות משפטיות הן הפתרון למקרים מסוג זה, אולם במקרים מסוימים הן אורכות זמן רב וכתוצאה מכך מתעכבים גם הפיצויים שצריך לקבל בעל הדירה. 

בשל כך, קיימת חשיבות רבה לשליחת מכתב התראה טרם התביעה במקרים מהסוג הזה. ההרתעה שניתן ליצור על ידי מכתב התראה, יכולה לגרום לשוכר הדירה להגיע להבנה כי אין לו אף אפשרות אחרת; וכמו כן, עליו לעזוב את הדירה ללא כל צורך בהתערבות של המערכת המשפטית. באופן הזה בעל הדירה יכול לקבל חזרה את הדירה שלו במהירות ובקלות. 

• מכתבי התראה לשון הרע – מכתבי התראה נחשבים לפופולאריים במיוחד בקרב תביעות הנוגעות לחוק איסור לשון הרע. אחת הסיבות העיקריות לשכיחות הגבוהה של מכתבי התראה במקרים מן הסוג, הזה טמונה בעובדה שקיימת חשיבות רבה להציג כי נעשו צעדים לצורך צמצום פרסום הדברים עוד בתחילת הדרך. 

שליחה של מכתב התראה, יכול לשמש בתור ראייה לצד הנפגע במשפט, והצד הנפגע יכול לטעון כי הדברים אשר נאמרו על ידי הצד הפוגע אכן הטרידו אותו ופגעו בו. בשל כך הוא פעל בהקדם האפשרי על מנת להסירם.

לאור עובדה זו, קיימת חשיבות רבה להסתייעות בשירותיו של עורך דין על מנת לנסח מכתב התראה בהקדם האפשרי, במקרים הנוגעים ללשון הרע. 

ברוב המקרים מכתבי התראה מסוג זה יכללו בתוכם בקשה להסרה של הפרסומים, בקשה לפרסום של הבהרה או שמא התנצלות ובנוסף לכך אזהרה האומרת כי אם דרישותיו של שולח המכתב לא ייענו בחיוב הוא יגיש כנגד הנמען תביעה מכוחו של חוק איסור לשון הרע (תשכ"ה, 1965).

• מכתבי התראה בנדל"ן – מכתבי התראה טרם תביעה, נחשבים לבעלי חשיבות רבה מאוד בכל הנוגע לתחום המשפטי של עולם הנדל"ן, לא משנה אם מדובר בהסגות גבול, תביעות הנוגעות לפינוי שוכרים כפי שכבר סיפרנו לכם או שמא מדובר בכל פגיעה אחרת בקניין. 

גם במקרים מהסוג הזה החשיבות של מכתב ההתראה היא גבוהה מאוד מאחר שהליכים משפטיים בתחום הנדל"ן עלולים להימשך זמן רב מאוד ולגרור הוצאות כספיות רבות, בעת בה זכויות קנייניות בסיסיות של התובע נמנעות ממנו. 

אותן זכויות עשויות להיפגע מבלי שיתקבלו על כך פיצויים, ואפילו אם בית המשפט יחליט לפסוק על פיצויים מתאימים בסוף התהליך לא ניתן להבטיח זאת מבעוד מועד. 

יתר על כן, מאחר שבמקרקעין קיימת שיטה של "שימוש לרעה בזכות", כל שחולף זמן רב יותר עד שהצד הנפגע מבצע פעולות המראות על אי שביעות הרצון שלו כתוצאה מפגיעה בקניין שלו, הסיכויים שבית המשפט יקבל את התביעה, או שמא יחליט על סעד מעשי אשר מעניק בחזרה לצד הפנגע את הזכות הקניינית שלו קטנים באופן משמעותי. 

מכתבי התראה לפני תביעה יכולים לשמש בתור הוכחה לכך שהצד הנפגע ביצע פעולות שונות על מנת למנוע את הפגיעה בו עוד בתחילת התהליך. זו היא אחת הסיבות העיקריות לכך שקיימת חשיבות רבה לשלוח מכתב התראה בהקדם האפשרי במקרים של תביעות בתחום הנדל"ן. 

מהי העלות של מכתב התראה מעורך דין?

ברוב המוחלט של המקרים, העלות של מכתב התראה לפני תביעה נעה בין 1,000 שקלים ל-2,000 שקלים. אולם, במקרים שבהם עורך הדין צריך לערוך חישובים של זכויות מורכבות כחלק ממכתב ההתראה המחיר עשוי להיות גבוה יותר מ-2,000 שקלים. 

כיצד יש לנסח מכתב התראה?

לא קיים חוק הקובע כי מכתבי התראה חייבים להיכתב במבנה מסוים או שמא בנוסח אחיד, אך בדרך כלל נהוג לכתוב מכתבי התראה בהתאם לקריטריונים הבאים:

• פרטי השולח – בנקודה זו יש לכלול גם פרטי זיהוי וגם כתובת אליה תרצו לקבל מכתב תגובה. 

• תאריך – במרבית המקרים את התאריך מציינים בחלקו השמאלי העליון של המכתב. 

• הדרך שבה נשלח המכתב והיעד – לצורך הדוגמא: אם אתם מעוניינים לשלוח מכתב התראה באמצעות דואר רשום יהיה עליכם לציין את הכתובת אליה מיועד להגיע המכתב. אם אתם מעוניינים לשלוח מכתב התראה בפקס יש לציין את מספר הטלפון אליו מיועד להגיע הפקס וכך הלאה.

• למי מיועד המכתב – יש להציג את הנמען בצורה ברורה ולכלול גם את כתובתו. 

• הסיבה לשליחת המכתב – לרוב כותרת של מכתב התראה תכלול בתוכה שלושה אלמנטים עיקריים: ציון כי מדובר במכתב התראה, ציון כי מדובר במכתב התראה טרם פנייה להליכים משפטיים וציון של הסיבה בגינה נשלח המכתב. 

הסעיפים הבאים במכתב התראה יהיו ממוספרים ובדרך כלל יופיעו בסדר שנציג בפניכם כעת:

• הצגה של עובדות – הצגה של העובדות העיקריות בצורה תמציתית. 

• הצגת הבעיה – בסעיף זה יש להציג הבעיה ומדוע מדובר במעשה לא תקין לדעתכם, עליכם להציג את הבעיה בצורה שתוכיח עד כמה שניתן כי אכן מדובר בהפרה של חוק או שמא חוזה. אנו ממליצים לכם להציג את הדרישות שלכם בתור פשרה ולנסות להסביר לצד השני מדוע כדאי לו להסכים לדרישות שלכם. 

• הדרישות שלכם וכוונה להגשת תביעה – בסעיף זה עליכם לציין כי אם המצב לא יתוקן אתם מתכננים להגיש תביעה. מומלץ מאוד לציין תאריך מסוים שאליו אתם מתייחסים בתור התאריך האחרון לעשות זאת.